1. Inleiding
In dit privacy statement lichten wij de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens door Esprit ICT toe. We gebruiken hierbij specifieke bewoording, waaronder:
- Persoonsgegevens:
Gegevens die direct of indirect iets over u als persoon zeggen; bijvoorbeeld uw naam, adres of geboortedatum. - Verwerken:
Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens uit onze administratie. - Verantwoordelijke:
De ‘eigenaar’ van bepaalde persoonsgegevens. Dit kan een derde (klant, leverancier, etc.) zijn, maar kan ook Esprit ICT zelf zijn; dat hangt van de aard van de gegevens af. - Bewerker (of Subbewerker):
De partij die de gegevens daadwerkelijk verwerkt. Ook dit kan zowel Esprit ICT zijn (als ICT dienstverlener), alsook een derde zijn, die op zijn of haar beurt weer gegevens van Esprit ICT (of haar klanten) (sub)bewerkt
2. Verschillende vormen van verwerking
Esprit ICT kan op verschillende manier betrokken zijn bij de verwerking van (uw) persoonsgegevens.
Allereerst verwerkt Esprit ICT de persoonsgegevens van haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties, maar uiteraard ook van haar eigen werknemers. Deze verwerking is voor Esprit ICT noodzakelijk om bijvoorbeeld haar klanten van dienst te kunnen zijn en te kunnen factureren, haar personeel uit te kunnen betalen, orders te kunnen plaatsen bij haar leveranciers en voor promotie- of marketingdoeleinden. Ook kan er een wettelijke verplichting bestaan om bepaalde gegevens bij te houden (denk aan de belastingdienst).
In al deze gevallen is Esprit ICT (eind)verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens.
Daarnaast kan Esprit ICT persoonsgegevens verwerken voor derden. Dit doen wij voornamelijk als ICTdienstverlener, bijvoorbeeld bij het hosten van een database van een klant. Esprit ICT is in dat geval de Bewerker van de betreffende persoonsgegevens. Omdat Esprit ICT in dat geval niet (eind)verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens (dit is en blijft de Verantwoordelijke, de eigenaar dus), maakt zij in dat geval graag nadere afspraken met de klant in een zogenaamde bewerkersovereenkomst. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens Esprit ICT verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die klant.
3. Wat voor gegevens verwerkt Esprit ICT? En hoe?
Wat voor gegevens Esprit ICT precies verwerkt, hangt af van haar rol. Zoals hierboven aangegeven moet een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin Esprit ICT zelf verantwoordelijk is en de situatie waarin een derde (bijvoorbeeld klant of leverancier) verantwoordelijk is.
In het eerste geval verwerkt Esprit ICT alleen die persoonsgegevens die zij daadwerkelijk nodig heeft. Deze persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. Hierbij hanteert Esprit ICT in ieder geval een aantal uitgangspunten:
- Alle Esprit ICT medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
- Soms schakelt Esprit ICT derden in die in haar opdracht persoonsgegevens bewerken; bijvoorbeeld een marketingbureau dat een online campagne voor Esprit ICT uitvoert. Met deze derde partijen sluit Esprit ICT altijd een bewerkersovereenkomst, teneinde ervoor te zorgen dat uw gegevens bij die derde net zo veilig zijn als bij Esprit ICT. Esprit ICT blijft in dat geval verantwoordelijk.
- Esprit ICT verkoopt uw persoonsgegevens nooit door aan derden.
In het andere geval (wanneer Esprit ICT dus slechts de gegevens verwerkt, zonder Verantwoordelijke van de gegevens te zijn), weet Esprit ICT veelal niet eens welke gegevens het precies betreft. Esprit ICT heeft immers zelf geen toegang tot de data die een klant bijvoorbeeld in het Esprit ICT datacenter heeft geplaatst. Esprit ICT biedt in dat geval het beschermingsniveau dat met u is afgesproken. In alle gevallen treft Esprit ICT hierbij passende technische en organisatorische maatregelen.
4. Verwerkt Esprit ICT ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of geboorteland.
Esprit ICT verwerkt als verantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens, behalve voor zover Esprit ICT hiertoe gehouden is door een wettelijke verplichting. Wel kan het zijn dat Esprit ICT bijzondere persoonsgegevens verwerkt van haar klanten, bijvoorbeeld in een private cloud voor zorgverleners.
5. Kan ik zien welke persoonsgegevens Esprit ICT van mij verwerkt?
Voor zover Esprit ICT de Verantwoordelijke is van uw persoonsgegevens, kan Esprit ICT u, op verzoek, inzicht geven in de persoonsgegevens die Esprit ICT over u verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Esprit ICT. Esprit ICT geeft in beginsel aan dit verzoek gehoor tenzij de Esprit ICT dienstverlening aan u, of enige wettelijke verplichting, maakt dat dit niet mogelijk is. Uiteraard licht Esprit ICT dit in dat geval graag toe.
6. Maakt Esprit ICT gebruik van cookies?
Esprit ICT maakt bij het aanbieden van haar online diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon (kunnen) worden geplaatst bij bezoek aan de Esprit ICT website.
In het Cookie Statement van Esprit ICT, dat u kunt terugvinden op detron.nl (https://www.detron.nl/privacy-security), leest u alles over het gebruik van cookies door Esprit ICT.
7. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Esprit ICT, kunt u terecht bij de functionaris gegevensbescherming van Esprit ICT:
Telefoonnummer: 088 44 60 000.
E-mail: privacy@detron.nl
8. Kan Esprit ICT dit privacy statement wijzigen?
Ja, het Esprit ICT privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie van de privacy statement kunt u terugvinden op onze website.
